Så sätter du urvalskriterier som går att granska

Vad gör ett urvalskriterium granskningsbart?

Ett urvalskriterium är granskningsbart om det går att svara på tre frågor: Varför står det där? Hur bedöms det? Var syns bedömningen i efterhand? Första kontrollen är kopplingen till syftet. Upphandlingsmyndigheten säger att begränsningskriterier i ett flerstegsförfarande ska kopplas till syftet med urvalet, alltså att välja ut de mest kapabla leverantörerna. I statlig rekrytering uttrycker Arbetsgivarverket samma sak: urvalet görs utifrån sakliga grunder, det vill säga förtjänst och skicklighet, och bedömningen görs utifrån kravprofilen.

Kriterier som bygger på personuppgifter måste också tåla en integritetsprövning. Enligt IMY ska arbetsgivarens behov av att behandla personuppgifter för ett kontrolländamål vara sakligt motiverat i den specifika verksamheten, och behandlingen får inte vara för omfattande eller närgången i förhållande till ändamålet. Ett kriterium som kräver mer uppgifter än syftet fordrar är därför svårt att försvara även om det i sak är relevant.

Den tredje delen är spårbarheten. Lagen om offentlig upphandling har ett eget kapitel om kommunikation, information till leverantörer och dokumentation (12 kap.), och kvalificering (14 kap.) är skilt från utvärdering av anbud och tilldelning av kontrakt (16 kap.). På arbetsgivarsidan beskriver Arbetsgivarverket stegen att göra klarläggande, fatta beslut och anslå information om beslut. Ett kriterium som inte lämnar avtryck i dessa steg går inte att granska i efterhand.

Kontrollpunkter för granskningsbara urvalskriterier

Utgå från behovet, inte önskelistan

Arbetsgivarverket beskriver rekryteringsprocessen i staten i en ordning där första steget är att analysera verksamheten och dess behov, och andra steget att göra en kravprofil med ska-krav och bör-krav. Kravprofilen är alltså en konsekvens av behovsanalysen, inte en lista över egenskaper som vore trevliga att få. Samma logik gäller upphandling: Upphandlingsmyndighetens utgångspunkt är att urvalskriterier ska hänga samman med syftet med urvalet.

En praktisk kontroll är att gå igenom varje föreslaget kriterium och peka på vilket behov i verksamheten det svarar mot. Saknas svaret bör kriteriet strykas eller flyttas till den del av processen där det hör hemma. Notera också att Arbetsgivarverket lyfter in skyldighet till omplacering och möjlighet till arbetsledning samt ställningstagande till företrädesrättsberättigade i processen. Kravprofilen måste hålla sig inom de ramar som redan finns för tjänsten.

Varje kriterium kostar verifieringsarbete. Ju fler kriterier, desto fler ansökningshandlingar, intervjuer och referenstagningar att hantera – och desto större risk att bedömningen glider isär mellan dem som bedömer. Ett fåtal kriterier med tydlig koppling till behovet är lättare att hålla konsekventa över tid än en lång lista.

Skilj på ska-krav och bör-krav

Arbetsgivarverkets kravprofil skiljer på ska-krav och bör-krav. Skillnaden är inte kosmetisk. Ett ska-krav är absolut: den sökande eller leverantören uppfyller det eller inte, och prövningen sker innan någon rangordning görs. Ett bör-krav är graderbart: det kan vara mer eller mindre uppfyllt och används för att skilja mellan dem som redan klarat ska-kraven.

I offentlig upphandling är motsvarande uppdelning reglerad i strukturen: kvalificering finns i 14 kap. och utvärdering av anbud och tilldelning av kontrakt i 16 kap. Kvalificering och utvärdering är alltså olika steg. Om samma omständighet används både som tröskel och som rangordningsgrund uppstår två problem: den som ligger strax under tröskeln kan inte kompensera för det med starka sidor, och den som ligger strax över får en fördel som egentligen hörde till en annan bedömning.

Formulera därför varje kriterium som antingen ska eller bör, och skriv in i rutinen i vilket steg det prövas. Blandas de blir urvalet svårt att förutse – och därmed svårt att granska.

Ska-krav vs bör-krav – skillnader i användning och effekt

Formulera kriterier som går att verifiera

Bestäm i förväg, för varje kriterium, vilket underlag som ska användas, hur bedömningen ska gå till och vilken nivå som krävs. Arbetsgivarverket anger tre underlag i kedjan: utvärdera ansökningshandlingar, intervjua och ta referenser. Dessa ger olika slags information, och ett kriterium bör knytas till det underlag som faktiskt kan besvara det. Ett påstående om tidigare resultat hör typiskt till ansökningshandlingar och referenser, medan ett kriterium om hur någon resonerar kräver intervju.

Nivån behöver vara formulerad i förväg och inte anpassas efter vilka som råkar ha sökt. Skriv också ned vad som räknas som godkänt respektive svagt, så att två bedömare som läser samma underlag landar i samma slutsats.

Pröva samtidigt kriteriet mot vad ni får samla in. IMY:s krav är att behandlingen inte får vara för omfattande eller närgången i förhållande till ändamålet. Ett kriterium som bara kan verifieras genom uppgifter ni inte får eller inte bör samla in ska formuleras om eller tas bort – alternativt verifieras med det underlag som redan finns tillgängligt.

Pröva relevans och risk

Riskindikatorer används ofta som en genväg för att välja ut vilka ärenden eller ansökningar som ska granskas närmare. Riksrevisionen har granskat Migrationsverkets kontroller av arbetstillstånd och konstaterar bland annat att myndigheten endast utgår ifrån om arbetsgivaren tillhör en riskbransch eller är en nystartad verksamhet när ärenden klassificeras som utredningskrävande, och att rutinerna för när och hur fördjupade kontroller ska göras är otydliga. Granskningen pekar också på att riskprofiler hade kunnat öka träffsäkerheten i kontroller och fungera som stöd för när fördjupade kontroller bör göras, men att möjligheten att utveckla sådana profiler begränsas av rättsliga hinder för att lagra och sammanställa uppgifter.

Två lärdomar går att dra utan att övertolka underlaget. Den första är att en indikator som bygger på grupptillhörighet – en bransch, ett verksamhetsår – är trubbig: många träffar blir fel, och frågan är hur stor andel av de utpekade som faktiskt visar sig ha problem. Träffsäkerheten behöver därför följas upp och redovisas, inte antas. Den andra är att otydliga rutiner gör urvalet godtyckligt. Granskningen konstaterar att muntliga utredningar sällan används trots hög risk för falska uppgifter i ansökan, och Riksrevisionen bedömer att de utgör ett effektivt verktyg i ärenden där det finns tydliga riskindikatorer.

Koppla varje riskindikator till samma krav som gäller för övriga kriterier: den ska ha en koppling till syftet med urvalet, enligt Upphandlingsmyndighetens princip. Indikatorer som inte kan motiveras på det sättet, eller som leder till att hela grupper sorteras bort utan att något i det enskilda fallet talar för det, hör inte hemma i urvalet.

Riskindikatorer i kontrollarbetet – enligt Riksrevisionens granskning

Dokumentera kedjan från krav till beslut

Riksrevisionen sammanfattar bristerna i Migrationsverkets kontrollarbete som brister i rutiner, systemstöd, kommunikation och urval. Ett konkret exempel ur granskningen är att information om oseriösa arbetsgivare inte alltid framgår eller är lättillgänglig för handläggarna, att det inte finns någon samlad information om oseriösa arbetsgivare eller ombud, och att handläggare bara kan se historik om arbetsgivares tidigare avslag 18 månader bakåt i tiden. Bristerna gör att tidigare bedömningar inte följer med in i nya ärenden.

Det är precis den kedjan dokumentationen ska bära. Skriv löpande ned vilket kriterium som prövades, vilket underlag som lades till grund, vad bedömningen blev och vem som beslutade. Först då går det att i efterhand se varför ett urval föll ut som det gjorde. Arbetsgivarverket lägger klarläggande, beslut och anslå information om beslut som egna steg i processen, och i lagen om offentlig upphandling finns dokumentationskravet i 12 kap. om kommunikation, information till leverantörer och dokumentation.

Anteckningarna behöver vara begripliga för någon som inte var med i processen. Om en kollega inte kan följa resonemanget från krav till beslut utan att fråga, är dokumentationen ofullständig – och en extern granskare kommer att ha samma problem.

Begränsa personuppgifter och kontroller

Urvalskriterier som bygger på uppgifter om personer måste vila på en rättslig grund. Enligt IMY är de rättsliga grunder som kan ge stöd för att behandla personuppgifter för kontroll av anställda en intresseavvägning eller ett allmänt intresse, och bestämmelser i ett kollektivavtal kan ge stöd för behandlingen. IMY anser inte att en arbetsgivare kan använda samtycke som rättslig grund för att behandla uppgifter för kontroll av anställda. Vid bedömningen av arbetsgivarens berättigade intresse väger säkerhetsskäl tyngre än effektivitetsskäl.

Utöver den rättsliga grunden gäller att ändamålet ska vara sakligt motiverat i den specifika verksamheten och att arbetsgivaren ska kunna visa att ändamålet inte kan uppnås på ett tillfredsställande sätt genom andra, mindre integritetskränkande metoder. IMY anger som regel att det inte är tillåtet att använda ett it-system för att i realtid eller på annat sätt regelmässigt övervaka hur de anställda utför sina arbetsuppgifter eller när de tar raster. IMY pekar också på en särskild risk: modern teknik möjliggör ofta en omfattande insamling av personuppgifter utan att den enskilda är medveten om detta.

Bygg därför kriterierna på underlag som redan finns och som den enskilda känner till – dokumenterade resultat, intyg, referenser, ansökningshandlingar – i stället för på löpande registrering av beteende. Anställda har rätt att i förväg få tydlig information om vilka kontroller som kan göras av dem med hjälp av de uppgifter arbetsgivaren samlar in, och informationen ska lämnas senast i samband med att uppgifterna samlades in, enligt IMY.

Testa kriterierna innan de används

Låt någon utanför processen läsa kriterierna och tillämpa dem på två eller tre avidentifierade fall. Den som skriver kriterierna vet vad som avses och upptäcker inte otydligheten; en utomstående gör det. Jämför sedan bedömningarna: landar de i samma slutsats, eller skiljer de sig åt på punkter där kriteriet borde ha gett svaret?

Tre saker är värda att testa särskilt. Är kriteriet begripligt för någon som inte känner verksamheten? Är det konsekvent, alltså prövas varje gång på samma sätt? Och går det att verifiera med det underlag som ni faktiskt får samla in och har tillgång till?

Riksrevisionens granskning konstaterar att Migrationsverkets rutiner för när och hur fördjupade kontroller ska göras är otydliga. För att effektivisera kontrollarbetet behöver Migrationsverket enligt granskningen åtgärda brister i rutiner, systemstöd, kommunikation och urval. Se därför testet som en del av rutinen och uppdatera kriterierna när testet, eller en senare granskning, visar var de brister.

Redovisa urvalet begripligt

Transparens handlar om två tillfällen: före, när kriterierna och metoden görs kända, och efter, när beslutet meddelas. Arbetsgivarverket anger att information ska lämnas på lämpligt sätt och att beslut ska fattas och information om beslutet anslås. JO har uttalat att det normalt sett inte är tillräckligt att informera enbart på myndighetens fysiska anslagstavla, och många gånger är det heller inte tillräckligt att informationen publiceras på myndighetens webbplats. Enligt 6 c § lag om anställningsskydd är arbetsgivaren skyldig att informera en arbetstagare om alla villkor som är av väsentlig betydelse för anställningsförhållandet, och enligt villkorsavtalen ska klarläggande information på arbetsgivarens initiativ lämnas till den sökande inför anställning.

Redovisa därför kriterierna, vilket underlag som används och hur bedömningen går till innan urvalet sker, och summera efteråt vilka kriterier som prövades och vad utfallet blev. Lägg sammanfattningen på en plats och i en form som mottagaren faktiskt nås av, inte bara på anslagstavlan.

Om urvalet bygger på personuppgifter tillkommer informationskravet enligt IMY: anställda har rätt att i förväg få tydlig information om vilka kontroller som kan göras av dem med hjälp av de uppgifter som arbetsgivaren samlar in om dem, och informationen ska lämnas senast i samband med att uppgifterna samlades in. En begriplig redovisning av urvalet är därför både ett kvalitetskrav på processen och en förutsättning för att behandlingen ska vara tillåten.