Så undviker du partiskhet i leverantörsjämförelser

Börja med syftet och utvärderingsmodellen

Lås behov och syfte innan du formulerar tilldelningskriterier och utvärderingsmodell. Upphandlingsmyndigheten konstaterar att upphandlande myndigheter fritt får utforma upphandlingen, inklusive tilldelningskriterier och utvärderingsmodell.

Pröva varje krav och kriterium mot proportionalitetsprincipen: de ska vara rimliga i förhållande till det som upphandlas, lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet. Finns flera alternativ bör du välja det som är minst belastande för leverantörerna.

Utgå från behovet, inte från kända leverantörers egenskaper. Är cybersäkerhet avgörande för tjänsten bör kraven spegla förmåga att hantera hot och uppdatera system, inte kännedom om just er organisation.

Sju steg för opartiska leverantörsjämförelser

Lika information, samma tidsfrister och förutsebara dokument

Likabehandlingsprincipen innebär att leverantörer i lika situationer ska behandlas lika. Alla leverantörer ska få samma information vid samma tillfälle, och samma regler och tidsfrister ska gälla alla. Ett anbud som lämnas in för sent får därför inte accepteras.

Konkurrensverket framhåller att likabehandling innebär att alla leverantörer ska ges samma förutsättningar och tillgång till samma information.

Öppenhetsprincipen kräver att upphandlingsdokumenten är förutsebara, klart och tydligt formulerade, innehåller samtliga krav och information om hur upphandlingen kommer att genomföras. Undvik att hemlighålla uppgifter om upphandlingen.

Icke-diskrimineringsprincipen förbjuder diskriminering på grund av nationalitet. Du får inte ställa krav som bara svenska leverantörer känner till eller kan uppfylla, och lokala leverantörer får inte ges företräde. Det gäller även om du inte förväntar dig anbud från utländska leverantörer.

Grundläggande upphandlingsprinciper

Sakliga skäl – inte administrativa fördelar

Undantag från likabehandlingsprincipen är bara möjliga om det finns sakliga skäl. Administrativa förenklingar för den upphandlande myndigheten räcker inte.

I HFD 2018 ref. 14 ställde Migrationsverket särskilda krav på utländska leverantörer och på svenska leverantörer som anlitade utländska underleverantörer att ge in vissa handlingar. Förvaltningsrätten ansåg att lika situationer behandlats olika och att särbehandlingen inte motiverades av sakliga skäl. Inte heller de administrativa fördelarna för myndigheten godtogs som skäl. Kraven stred mot principerna om likabehandling och icke-diskriminering, och den felaktiga uteslutningen ansågs ha orsakat skada.

Kammarrätten avslog Migrationsverkets överklagande och ansåg också att det var fråga om olik behandling av lika situationer. Kammarrätten ansåg dock att Migrationsverket hade haft fog för att i förfrågningsunderlaget föreskriva att utländska leverantörer skulle bifoga intyg från myndigheter i det egna landet som visade att skatter och sociala avgifter var betalda, med hänvisning till en särskild bestämmelse. Särskilda krav kan alltså vara tillåtna, men de måste ha stöd i reglerna och inte bara vara administrativt bekväma.

HFD 2018 ref. 14 – så prövades särkraven

Utvärdera faktisk förmåga – inte kännedom om er organisation

Moll Wendén pekar på att cybersäkerhet i takt med ökad digitalisering och artificiell intelligens kan bli en avgörande faktor vid offentlig upphandling. Utvärdera därför leverantörernas kompetens genom att granska tidigare erfarenheter, certifieringar och förmåga att hantera cybersäkerhetshot, samt förmåga att uppdatera och underhålla system för att motstå nya och utvecklande hot.

Ställ tydliga och strikta cybersäkerhetskrav i upphandlingsdokumenten. Kraven bör täcka exempelvis datakryptering, brandväggar, incidenthantering och återställningsplaner.

Cybersäkerhet kan behöva beaktas även när huvudföremålet för upphandlingen är analogt. Moll Wendén nämner byggentreprenader där ventilations- eller hissystem är uppkopplade och tillgängliga på distans.

Formulera krav så att de mäter förmåga att leverera, inte hur väl leverantören känner er organisation. Krav på specifik intern kännedom kan gynna den nuvarande leverantören. Använd i stället verifierbara bevis på erfarenhet och certifieringar.

Oberoende granskning och strukturerad referenstagning

Anlita oberoende experter för att granska och bedöma leverantörernas system. Enligt Moll Wendén kan myndigheter då få en objektiv bedömning av leverantörernas förmåga.

Genomför oberoende revisioner och upprätthåll en kontinuerlig dialog för att säkerställa säkerhet och integritet i de digitala systemen. Moll Wendén framhåller att detta kan ge högsta möjliga säkerhet och integritet.

Regeringens underlag om leverantörskontroll konstaterar att det behövs ett effektivt och tillförlitligt system för kontroll av leverantörer i offentlig upphandling för att hindra oseriösa och olämpliga leverantörer.

Strukturerad referenstagning kan användas både i kvalifikations- och utvärderingsfasen, enligt en uppsats från Lunds universitet. Ställ samma frågor till alla referenser, bedöm svaren mot samma kriterier och dokumentera vad som framkommer. Det minskar utrymmet för godtycke.

Se upp med prisposter som gynnar nuvarande leverantör

Upphandlingsmyndigheten har fått frågan om det strider mot likabehandlingsprincipen att ha implementering eller ett övertagandeprojekt som en post i utvärderingen. Frågeställaren beskriver att den nuvarande leverantören kan offerera 0 kr för posten eftersom den knappt innebär någon kostnad. I exemplet är priserna inte viktade inbördes och viktningen är 60 procent pris och 40 procent kvalitet.

En prispost som kan bli noll för en leverantör men inte för andra riskerar att snedvrida jämförelsen.

Hantera implementerings- eller övertagandeposter så att alla anbudsgivare bedöms på samma faktiska förutsättningar. Alternativ kan vara att göra posten till ett fast belopp för alla, att hantera den som ett kvalificeringskrav eller att kräva en specificerad kostnadskalkyl och inte tillåta 0 kr utan motivering.

Om posten ska ingå i utvärderingen, överväg att utvärdera total livscykelkostnad eller att använda en neutral schablon. Undvik en modell som systematiskt gynnar den som redan har systemet eller som kan utföra övertagandet utan kostnad.

Dokumentera, motivera och följ upp

Dokumentera varje bedömning: vilket kriterium som tillämpats, vilket underlag som vägts in och varför. Det ger spårbarhet och gör det möjligt att i efterhand visa att likabehandling följts.

Följ upp leverantörens faktiska förmåga över tid, inte bara vid anbudstillfället.

Checklista: undvik partiskhet i jämförelsen