Så granskar du leverantörer enligt dokumenterade kriterier

Utgå från de fem grundprinciperna – inte från magkänsla

De upphandlingspliktiga inköpen i Sverige uppskattas av Upphandlingsmyndigheten till över 1 000 miljarder kronor per år. Leverantörsgranskning kan därför inte bygga på tyckande. Myndigheten lyfter fem grundprinciper som genomsyrar upphandlingslagstiftningen: icke-diskriminering, likabehandling, proportionalitet, öppenhet och ömsesidigt erkännande. De vilar på objektivitet och öppenhet: den upphandlande organisationen ska vara saklig och välja leverantör utifrån det som faktiskt köps.

Regeringen beskriver samma krav: upphandlingen ska vara fri från diskriminering, alla företag behandlas lika, processen vara öppen och förutsebar, och kraven ha ett naturligt samband med det som upphandlas och vara rimliga. En praktisk tumregel är att varje kontrollmoment ska motiveras av vad som köps, och att varje leverantör i förväg ska kunna förstå vad som kontrolleras.

Lojalitet mot inhemska eller tidigare leverantörer får inte förekomma. Granskningen ska vara förutsägbar: samma kriterier, samma underlag och samma bedömningssteg för alla anbudsgivare, oavsett etableringsland.

Sätt kriterierna i upphandlingsdokumenten

Den upphandlande organisationen ska välja ut eller utesluta leverantörer utifrån de kriterier och grunder som den angett och gjort tillgängliga för berörda leverantörer. Granskningen kan inte uppfinnas i efterhand – den ska spegla upphandlingsdokumenten. Kapitel 12 i lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) behandlar kommunikation, information till leverantörer och dokumentation. Det knyter ihop annonseringen med granskningsarbetet.

Kriterierna ska ha ett naturligt samband med det som upphandlas och vara rimliga. Proportionalitetsprincipen innebär att du inte får ställa mer långtgående krav än vad som behövs för upphandlingens syfte. Krav på registrering, tillstånd eller ekonomisk kapacitet bör därför kopplas till just den vara, tjänst eller entreprenad som ska levereras.

Skriv kriterierna så att de går att granska. För varje kriterium bör det framgå vad som krävs, vilken typ av dokument som styrker det och vad som händer om dokumentet saknas eller är otydligt. Då blir granskningen en avstämning mot texten i stället för en fri bedömning – och två granskare kan nå samma slutsats.

Kontrollera behörighet, register och tillstånd

Kvalificering av leverantörer regleras i 14 kap. LOU. I praktiken kontrollerar du att leverantören får utöva den verksamhet som upphandlingen avser, att den är korrekt registrerad och att den har de eventuella tillstånd som krävs.

Svenska upphandlingar kan kräva registrering i aktiebolags-, handels- eller föreningsregister, eller motsvarande register i den stat där leverantören är etablerad. Den 18 juni 2018 ställde en leverantör frågan i Upphandlingsmyndighetens frågeportal: vilka register avses, och vilka styrkande dokument kan skickas? För svenska bolag för Bolagsverket aktiebolagsregistret. Kontrollera därför registerutdrag, vem som får företräda leverantören och att uppgifterna avser rätt juridisk person.

Vissa tjänster kräver särskilt tillstånd eller annan behörighet. Upphandlingsmyndigheten vägleder om hur en upphandlande myndighet kan klargöra om utförandet av en viss tjänst kräver ett särskilt tillstånd. Lägg steget tidigt i granskningen: om tillståndet är en förutsättning för att tjänsten får utföras alls, ska det kontrolleras och dokumenteras.

Pröva uteslutningsgrunderna separat

Uteslutning av leverantörer regleras i 13 kap. LOU, medan kvalificeringen ligger i 14 kap. Det är två olika prövningar och bör hållas isär i granskningsprotokollet: att en leverantör inte uppfyller ett kvalificeringskrav är inte samma sak som att det finns en uteslutningsgrund.

Uteslutningsgrunderna finns i 13 kap. LOU. Pröva varje grund för sig och dokumentera vad du kontrollerade, vilket underlag du hade och varför slutsatsen blev den du kom fram till.

Proportionaliteten gäller även här: en uteslutning ska vara rimlig i förhållande till vad som hänt och till upphandlingens värde och karaktär.

Begär in och verifiera styrkande dokument

Kapitel 15 LOU handlar om egen försäkran och utredning om leverantörer. Utgå från upphandlingsdokumenten när du avgör vad som ska kontrolleras och vilka handlingar som ska begäras in. Dokumentera vad som granskats och hur uppgifterna hänger ihop med kraven.

Typiska underlag är registerutdrag från myndigheter eller motsvarande instanser i leverantörens etableringsstat, intyg som visar att krav på ekonomisk och teknisk kapacitet är uppfyllda, och kopior av de yrkestillstånd som verksamheten kräver. Kontrollera att dokumenten avser rätt juridisk person, rätt geografisk enhet och rätt tidsperiod, och att de inte har bytts ut mot något annat än upphandlingsdokumenten anger.

Otydliga eller ofullständiga svar hanterar du genom att begära förtydligande eller komplettering inom den tid som följer av upphandlingsdokumenten, och genom att dokumentera både begäran och svaret. Om ett underlag inte kan verifieras ska protokollet visa vad som saknades och vilken betydelse det fick för bedömningen. Undvik att fylla luckor med antaganden.

Utvärdera anbuden mot de annonserade kriterierna

När leverantörsprövningen är klar går arbetet över i utvärdering av anbud och tilldelning av kontrakt, som regleras i 16 kap. LOU. Håll ordningen: först prövas leverantören mot uteslutnings- och kvalificeringskraven, därefter utvärderas anbuden mot de annonserade tilldelningskriterierna. Ett anbud från en leverantör som inte är kvalificerad ska inte konkurrera på pris eller kvalitet.

Utvärderingen ska följa upphandlingsdokumentens utvärderingsmetod. Om metoden säger att ett visst kriterium ska bedömas på ett visst sätt, ska granskningen göra detsamma – även om en annan bedömning hade känts mer rimlig i det enskilda fallet. Håll dig därför till den dokumenterade metoden.

Följ upp arbetsrättsliga villkor i riskbranscher

Riksrevisionens granskningsrapport Arbetsrättsliga villkor i offentlig upphandling (RiR 2025:21, publicerad den 9 september 2025) visar att arbetet med arbetsrättsliga krav i offentliga upphandlingar inte fungerar effektivt. En lagändring 2017, då myndigheter blev skyldiga att ställa arbetsrättsliga krav i vissa upphandlingar, har enligt Riksrevisionen inte fått genomslag i praktiken. Det kan leda till att myndigheterna bidrar till lönedumpning och i övrigt dåliga arbetsvillkor hos sina leverantörer.

Riksrevisionen konstaterar att endast en tredjedel av de granskade upphandlingarna innehåller arbetsrättsliga villkor – en låg andel med tanke på att det rör riskbranscher. Myndigheterna använder ofta allmänna skrivningar i stället för att specificera lön, arbetstid och semester, vilket gör kraven otydliga för leverantörer och försvårar uppföljningen. När krav väl ställs genomförs sällan djupgående uppföljning, till exempel platsbesök och granskning av lönespecifikationer, för att kontrollera efterlevnaden. Utan uppföljning riskerar efterlevnaden att bli låg. Riksrevisionen nämner också att andra sätt att verka för skäliga arbetsvillkor är att förkasta onormalt låga anbud eller utesluta leverantörer som tidigare haft dåliga arbetsvillkor, men att dessa metoder har visat sig svåra att använda i praktiken.

För att komma igång med uppföljningen krävs enligt Riksrevisionen tid att ta fram metoder för att välja ut vilka leverantörer som ska granskas och hur det ska gå till. Arbetsrättsliga hänsyn är, som Riksrevisionen påpekar, inte bara en fråga om arbetstagarnas sociala skydd utan också en förutsättning för sund konkurrens. Upphandlingsmyndighetens framtagna kontraktsvillkor kan användas så att inte varje organisation behöver utforma samma villkor på egen hand.

Statistik från Riksrevisionens granskning: Arbetsrättsliga villkor i offentlig upphandling

Dokumentera granskningen så att den håller vid överprövning

Kapitel 12 LOU reglerar dokumentation och information till leverantörer, 20 kap. handlar om avtalsspärr, överprövning och skadestånd och 21 kap. om tillsyn och upphandlingsskadeavgift. Dokumentationen gör granskningen möjlig att följa upp i alla dessa sammanhang – av leverantörer, den egna organisationen och en domstol eller tillsynsmyndighet.

En användbar struktur för ett granskningsprotokoll är att för varje kontrollpunkt ange: vilket kriterium i upphandlingsdokumenten som kontrollerades, vilket underlag som granskades, vem som granskade och när, vilket resultat kontrollen gav och hur slutsatsen motiveras. Hänvisa till den exakta formuleringen i upphandlingsdokumenten i stället för att sammanfatta kriteriet med egna ord. Då blir det tydligt att bedömningen följer det som annonserades.

Öppenhet och insyn är inte bara en formfråga. Enligt Upphandlingsmyndigheten motverkar reglerna om offentlig upphandling korruption just genom kraven på transparens och insyn i upphandlingsprocessen. En spårbar och begriplig granskning gör det också lättare för leverantörer att förstå varför de fick eller inte fick kontraktet, och minskar risken för att ett beslut underkänns i efterhand.