Affärssystem: kostnader för licens, drift och införande

Totalbilden: tre kostnadsslag du måste räkna med

Ett affärssystem har tre kostnadsslag: engångsinsatsen för införandet, återkommande licensavgifter och löpande drift och förvaltning. Genesis guide för små och medelstora företag pekar ut fyra poster som lätt underskattas: licenser, utbildning, implementation och framtida uppgraderingar. Räkna med alla fyra och fördela dem över hela den tid systemet ska användas, inte bara över första året.

Tidshorisonterna skiljer sig. Införandet är en engångskostnad under en begränsad projektperiod, medan licens och drift återkommer varje år så länge systemet används. En uppsats från Lunds universitet (2009) om affärssystem i små och medelstora företag konstaterar att en majoritet av studierna fokuserar på själva införandet och att bara ett fåtal undersöker systemen efter implementationen. Den löpande delen av kostnadsbilden är alltså minst belyst i det underlag många beslut fattas på.

Samma uppsats följde fyra företag – tre tillverkande och ett handelsföretag – en tid efter införandet av Pyramid Business Studio. Slutsatsen är att investeringar i utbildning och vidareutveckling har lönat sig på de undersökta företagen. Det ger en riktning för kalkylen: teknik och licenser är bara en del, resurserna till människorna som ska arbeta i systemet en annan.

Licenser: moduler, moln och betalning per användare

Licensmodellen avgör hur kostnaden ser ut över tid. Enligt Suitecorners genomgång av etablerade affärssystem är många moderna ERP-system molnbaserade och kan kompletteras med moduler eller integrationer utifrån företagets behov – det ger en prenumerationsmodell i stället för en engångslicens. Oracle beskriver sina affärssystem som modulbaserade, antingen som heltäckande sviter för affärsprocesser eller som enskilda komponenter, med hundratals branschtillämpningar. Modulprincipen gör att du betalar för de delar verksamheten använder och kan lägga till fler när behoven växer.

Antalet användare är den mest styrande variabeln när alternativ jämförs. Suitecorner lyfter frågan ”Hur många användare ska arbeta i systemet?” som en av dem en kravbild bör besvara innan leverantörer jämförs. Licenser kan i stället kopplas till roll: Handyman, ett uppgiftshanteringssystem för serviceorganisationer, beskriver sin modell som att betala bara för de användare och roller du behöver. Samma leverantör visar att rollberoende licenser kan hanteras olika – deras koppling till Microsoft Dynamics 365 Business Central kräver inga extra BC-licenser för tekniker. En kalkyl som utgår från ”en licens per anställd” stämmer därför sällan.

Tillägg och kompletterande moduler tillkommer ofta utifrån verksamhetens behov. Fortnox, som Suitecorner beskriver som ett molnbaserat affärs- och ekonomisystem med funktioner för bokföring, fakturering, lön och ekonomiadministration, kan kompletteras med olika tillägg och integrationer. Frågan till varje leverantör är vilka av de funktioner ni behöver som ingår i grundlicensen och vilka som är tillägg – och hur tillägget påverkar den årliga kostnaden.

Införandet: engångskostnaden som byggs upp av flera delar

Införandeprojektet har flera kostnadsbärande moment: kartläggning av processer och behov, anpassningar av systemet, migrering av data från gamla system, tester och projektledning. Kartläggningen är ingen formalitet. Genesis guide inleder med att identifiera de mest kritiska funktionerna och konstaterar att utan en tydlig behovsbild är det lätt att välja ett system som gör för lite eller alldeles för mycket – båda felen kostar under införandet.

Anpassningar är en av de tyngsta posterna. Genesis pekar på att ett branschanpassat system ger färdiga arbetsflöden och bättre användarupplevelse utan dyra anpassningar, eftersom varje anpassning måste specificeras, byggas, testas och sedan underhållas vid uppgraderingar. Samtidigt är att välja för stort ett av de misstag Genesis lyfter fram: ett komplext system kan bli både dyrt och svårt att implementera. Mät därför införandekostnaden mot antalet processer som faktiskt ska in i systemet, inte mot antalet tekniskt möjliga funktioner.

Utbildning och användarinvolvering som kostnad – och avkastning

Genesis formulerar användarvänlighet som en investering: systemet ska vara enkelt att använda inte bara för IT-avdelningen utan för alla medarbetare, och hög användbarhet beskrivs som en direkt investering i produktivitet. Guiden ger också ett konkret råd: be om demo och låt flera olika användare testa innan ni bestämmer er. Det är billigare att upptäcka att systemet inte passar säljarna eller lagret före avtalet än efteråt.

Motsatsen är dyr. Genesis listar att inte involvera användarna som ett återkommande misstag: om medarbetarna inte är med i processen riskerar ni låg användning. Låg användning innebär att systemet inte ersätter de manuella arbetsmomenten och att effektiviseringen i kalkylen uteblir. Lundauppsatsen ger stöd åt andra hållet – investeringar i utbildning och vidareutveckling hade lönat sig på de undersökta företagen. Budgetera därför utbildning per roll, tid för interna superanvändare och en plan för vidareutbildning när nya medarbetare och nya moduler tillkommer. Systemguiden businesswith sammanfattar risken: ett system som är svårt att använda kan snabbt bli en kostsam affär.

Drift, support och vidareutveckling över tid

De löpande kostnaderna består av support, uppgraderingar, kontinuerlig systemutveckling och intern förvaltning. Genesis råd är att välja en leverantör som erbjuder god support och kontinuerlig systemutveckling – ni ska få hjälp när ni behöver det och systemet ska hänga med i teknikutvecklingen år efter år. Leverantörens utvecklingstakt blir därmed en kostnadsfaktor: ett system som slutar utvecklas tvingar fram ett byte, och ett byte innebär att införandekostnaden betalas en gång till.

Var driftansvaret ligger påverkar både kostnad och kompetensbehov. Oracles Sverige-vd Chris Berry uppgav i en intervju i Computer Sweden att bolaget sköter molndriften i egna eller kundens datacenter, eller som en hybrid, och hänvisade till att Oracle 2012 lade 4,7 miljarder dollar på forskning och utveckling. För en inköpare betyder det att avtalet bör beskriva vad som ingår i den löpande avgiften: supportens omfattning och svarstider, vem som ansvarar för uppgraderingar och vad som händer när en version fasas ut. Internt tillkommer dessutom resurser för förvaltning, behörigheter och vidareutveckling av rapporter och rutiner – poster som sällan syns i leverantörens prislista.

Integrationer: dold kostnad eller besparing

Behovet av integrationer påverkar både införande- och driftkostnaden. Genesis räknar upp betallösningar som Swish och Klarna, e-handelsplattformar och transportlösningar som nShift, och konstaterar att bra nativa integrationer sparar tid och minskar risken för fel. Skillnaden är vem som äger underhållet: en inbyggd koppling uppdateras av leverantören, medan en skräddarsydd koppling måste testas och uppdateras varje gång något av systemen ändras.

Frågan hör till kravbilden tidigt i urvalsprocessen. Suitecorner listar ”Vilka integrationer behöver ni?” bland frågorna att besvara innan leverantörer jämförs och beskriver att molnbaserade system kan kompletteras med moduler eller integrationer utifrån verksamhetens behov. Att en integration också kan påverka licenskostnaden visar Handymans koppling till Microsoft Dynamics 365 Business Central, som görs utan extra BC-licenser för tekniker. Oracle beskriver sina system som byggda på öppna standarder och enkla att integrera med andra applikationer. Praktiskt: lista de system och tjänster ni måste koppla ihop och begär besked om kopplingen är färdig, kräver konfiguration eller måste byggas – det avgör både engångskostnaden och den årliga driftkostnaden.

Fallgropar som driver kostnaden i höjden

De misstag Genesis lyfter fram som återkommande är att välja ett för stort och komplext system, att inte involvera användarna och att underskatta kostnader för licenser, utbildning, implementation och framtida uppgraderingar. Lägg till skalbarheten: Genesis råder att välja ett system som kan växa med verksamheten, eftersom ett system utan skalbarhet leder till ett plattformsbyte när behoven förändras – och därmed till att införandet görs om från grunden.

Varningssignaler att kontrollera tidigt i urvalsprocessen: en kravbild som inte anger antal användare per roll, en offert där grundlicens, tillägg, anpassningar och integrationer inte redovisas var för sig, en kalkyl som bara täcker första årets licenskostnad, och ett svar om support och vidareutveckling som inte beskriver vad som händer vid nästa stora uppgradering.

Viktiga punkter att kontrollera innan val av affärssystem

Så bygger du en hållbar budget och ett trovärdigt business case

Börja med behov och kravbild, inte med system. Genesis första steg är att identifiera de mest kritiska funktionerna och svara på vilka processer som ska digitaliseras eller förbättras, vilka system som används i dag och vilka avdelningar som ska arbeta i affärssystemet. Systemguiden businesswith beskriver samma ordning för konsultverksamhet: analysera behov, gör en kravspecifikation och utnyttja de provperioder leverantörerna erbjuder för att testa i praktiken. En tydlig kravbild gör det enklare att jämföra leverantörer och välja en lösning som fungerar både i dag och på längre sikt, enligt Suitecorner.

Budgetera över hela livscykeln: engångskostnader för införandet, årliga licenser, drift, support och vidareutveckling samt resurserna för utbildning och intern förvaltning. SIAX guide om budget för IT-projekt beskriver uppskattningstekniker som analog, parametrisk och bottom-up samt olika prismodeller – ta fram minst två oberoende skattningar och följ upp utfallet mot budget under projektets gång, så att avvikelser upptäcks medan de fortfarande går att påverka.

Business caset avgör om investeringen blir av. Oracles Sverige-vd Chris Berry säger i Computer Sweden: ”Som CIO måste du ha ett väldigt starkt business case om du ska få igenom en investering som inte ligger i bolagets prioriteringsordning. De affärer som görs i dag är antingen kostnadsbesparande för företagen eller starkt intäktsdrivande.” Räkna därför hem investeringen på något av dessa två ben – sänkta kostnader i form av mindre administration, färre manuella moment eller färre separata system, eller ökade intäkter genom bättre beslutsunderlag och snabbare kundprocesser. Poster som inte kan hänföras till endera hör inte hemma i kalkylen.

Steg för att bygga en hållbar budget för affärssystem