Integration och datautbyte: kriterier vid systemval

Inledning: varför integrationskriterier avgör systemvalet

Riksrevisionen granskar i RiR 2023:6 statens insatser för att utveckla myndigheternas digitala tjänster till privatpersoner. Slutsatsen: insatserna har inte varit tillräckligt effektiva. Tjänsterna håller godtagbar kvalitet, men de största hindren ligger på systemnivå och kräver regeringens åtgärder. Målet är att användaren bara ska lämna en uppgift en gång; myndigheterna är långt ifrån där.

Systemval som bara utgår från funktionslistor riskerar därför att låsa verksamheten i lösningar som inte klarar datautbyte. Integrationskriterier – vilka uppgifter som kan återanvändas, mellan vilka system och med vilka gränssnitt – bör vara styrande redan i kravställningen.

Kartlägg ärendeflödet och informationsbehovet först

Innan system jämförs: kartlägg ärendeflödet – vilka uppgifter som samlas in, vilka som redan finns hos annan part, när de behövs och vilka parter som ska utbyta dem. Syftet är att hitta var uppgifter kan återanvändas i stället för att efterfrågas på nytt. Principen att användaren bara ska lämna en uppgift en gång är central; Riksrevisionen konstaterar att myndigheterna är långt ifrån den.

Riksrevisionen pekar också på att de flesta granskade myndigheter saknar överblick över hur stor andel av tjänsteutbudet till privatpersoner som är digitaliserat. Kartläggningen bör därför dokumentera beroenden till andra myndigheter och befintliga register.

Interoperabilitet och gemensam digital ingång

Första kriteriet: systemet ska kunna utbyta strukturerad data via standardiserade format och gränssnitt, inte bara via filer eller manuell registrering. Bolagsverket beskriver Standard Business Reporting (SBR) som ett exempel där syftet är att effektivt och säkert utbyta strukturerat data mellan företag och myndigheter. Kravet bör vara att systemet kan ansluta till sådana standarder.

Regeringen har gett Digg i uppdrag att analysera och beskriva möjligheter och utmaningar med att etablera en gemensam digital ingång. Bedöm om lösningen kan kopplas till en sådan ingång och till nationella och EU-gemensamma specifikationer. Riksrevisionens granskning av digitala tjänster visar att de största hindren finns på systemnivå; därför måste den enskilda myndighetens systemval vägas mot krav på samordning och gemensamma gränssnitt.

Undvik inlåsning: granska om data kan exporteras i öppna format, om API:er är dokumenterade och om avtalet ger rätt att flytta data till annan leverantör. Proprietära format och stängda gränssnitt försvårar framtida integration.

Dataskydd, rättslig grund och integritetsanalys som krav

IMY slår fast att alla verksamheter som hanterar personuppgifter måste följa GDPR. Det innebär att följa de grundläggande principerna, stödja sig på någon av de sex rättsliga grunderna och informera de registrerade. Systemet måste därför kunna dokumentera rättslig grund per behandling och per uppgiftstyp, inte bara generellt.

Dataskyddsförordningen stärker de registrerades rättigheter, enligt IMY. Systemet bör därför ha funktioner som säkerställer att de registrerades rättigheter tas om hand. IMY tillhandahåller en vägledning för integritetsanalys i lagstiftningsarbete som ger en metod för att bedöma om ett förslag är förenligt med framför allt dataskyddsförordningen. En sådan analys bör vara ett krav innan avtal tecknas.

EDPB och Europeiska kommissionen godkände i oktober 2025 gemensamma riktlinjer för samspelet mellan DMA och GDPR. Riktlinjerna anger bland annat vilka faktorer grindvakter bör beakta för särskilt val och giltigt samtycke enligt artikel 5.2 i DMA och GDPR, och därmed för att lagligen kombinera eller korsanvända personuppgifter i centrala plattformstjänster. Om systemet hämtar eller kombinerar personuppgifter från plattformar eller tredje part måste dessa krav kunna hanteras.

Vid internationellt utbyte på beskattningsområdet är uppgifter sekretessreglerade enligt bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen (OSL) och i de rättsakter som reglerar utbytet. Systemet bör därför kunna tillämpa sekretessmarkeringar och användningsbegränsningar per uppgift, inte bara per ärende.

Användbarhet, tillgänglighet och användarinvolvering

Riksrevisionens granskning av digitala tjänster till privatpersoner visar konkreta brister: begrepp är ofta tekniska och svåra att förstå, ansökningar kan inte alltid pausas, interaktion mellan användare och myndighet saknas ofta, och synpunkter kan sällan lämnas direkt i tjänsten. Därför bör systemvalet ställa krav på begriplig terminologi, pausbara ansökningar, interaktionsfunktioner och synpunktshantering.

Riksrevisionen bedömer att myndigheterna inte involverar användare i tillräcklig omfattning när de utvecklar digitala tjänster, och att ett utvecklat arbete skulle ge en avsevärd förbättring av användbarhet och tillgänglighet. Kriterier: systemet ska stödja användartester, prototyper och kontinuerlig återkoppling. Upphandlingen bör kräva en plan för användarinvolvering och tillgänglighetsanpassning.

Leveransförmåga, kravställning och utvärdering

Riksrevisionen har granskat 1 094 strategiska digitaliseringsprojekt som drivits av 136 statliga myndigheter 2013–2024, med en sammanlagd budget på cirka 40 miljarder kronor. Vid granskningen var 722 avslutade och 372 pågående. Minst 120 av de 722 avslutade projekten hade inte fullt ut uppnått sina mål. Av dessa hade 31 avbrutits utan att leverera avsedda resultat, medan 86 hade levererat en it-lösning som inte helt motsvarade målen, enligt myndigheternas egna utvärderingar. De avbrutna projekten hade sammanlagt kostat 1,6 miljarder kronor.

Riksrevisionen konstaterar att myndigheterna återkommande har problem att leverera resultat inom utsatt tid och budget, ofta på grund av brist på it-kompetens och bristande kravställning. En majoritet av projekten har inte utvärderats. Kriterier vid leverantörsval: dokumenterad it-kompetens i teamet, bevisad förmåga att ställa krav på integration och datautbyte, samt en plan för utvärdering efter införande.

Utmaningar i statliga digitaliseringsprojekt – Riksrevisionen (2025)

Styrning, samordning och livscykel över tid

Riksrevisionens granskning av strategiska digitaliseringsprojekt visar att regeringens styrning brister när det gäller uppföljning och tvärsektoriell samordning. Regeringen saknar en helhetsbild av hur myndigheternas arbete bidrar till de övergripande digitaliseringsmålen, vilket medför risk att nödvändiga åtgärder uteblir. Systemvalet bör därför föregås av en styrningsmodell som anger ansvar, samordningsforum och uppföljningsindikatorer.

Livscykelkriterier: systemet ska ha en ägare, en förvaltningsplan, en exit-strategi med rätt att exportera data och en rutin för vidareutveckling.

Från kriterier till beslut: en enkel viktning

Enkel viktning: lista kriterier under integration, datautbyte, dataskydd, användbarhet och leverans. Vikta efter ärendevolym och antal externa parter. Om ärendet kräver uppgifter från flera andra myndigheter får interoperabilitet och dataskydd hög vikt. Om systemet är internt får användbarhet och leveransförmåga större relativ vikt. Vikterna ska beslutas och dokumenteras innan utvärdering.

Checklista: (1) Kan systemet utbyta strukturerad data via standardiserade API:er? (2) Kan det kopplas till gemensamma digitala ingångar enligt Diggs uppdrag? (3) Finns dokumentation för rättslig grund och registrerades rättigheter? (4) Stöder det pausbara ansökningar, interaktion och synpunktshantering? (5) Har leverantören dokumenterad it-kompetens och en utvärderingsplan? (6) Finns exit-strategi med dataexport?

Kriterierna måste följas upp efter införande. Bestäm därför i förväg vilka data som ska mätas – till exempel andel uppgifter som återanvänds i stället för att efterfrågas på nytt – och följ upp dessa.

Steg för korrekt systemval med fokus på integration och datautbyte